Règlement de fonctionnement de la Coordination pour la Lutte contre le Cancer en Bosnie-Herzégovine

 

1. Préambule

La Coordination pour la Lutte contre le Cancer en Bosnie-Herzégovine (ci-après « la Coordination ») est un cadre collectif visant à structurer, renforcer et harmoniser l’action de tous les acteurs engagés contre le cancer. La coordination reste une section intégrée à l’association Potencijal Una Sana. Les membres de la coordination cancer ne deviennent pas automatiquement membre de l’association Potencijal Una Sana. La signature du mémorandum constitue l’acte d’adhésion à la « Coordination Cancer ». Le présent règlement constitue un document contractuel définissant les obligations, droits, responsabilités et mécanismes de gouvernance applicables à tous les membres de la « coordination Cancer ».

2. Objet du règlement

Le règlement fixe :

• les règles de gouvernance et de représentation ;
• les modalités d’adhésion, de participation et d’exclusion ;
• les procédures de prise de décision ;
• les normes de transparence, d’éthique et de gestion documentaire ;
• les règles de fonctionnement des réunions, départements et organes consultatifs.

3. Missions de la Coordination

 

3.1 Objectifs généraux

 

• Unifier la lutte contre le cancer dans une approche inclusive et participative ;
• Développer une expertise collective basée sur les besoins des patients ;
• Renforcer la coopération entre secteurs associatif, économique, médical, académique et institutionnel.

3.2 Objectifs opérationnels

 

• Élaboration et mise en œuvre de plans de plaidoyer ;
• Coordination de campagnes de prévention et d’information ;
• Collecte, protection et analyse des données non nominatives ;
• Soutien aux familles et patients via des programmes sociaux ;
• Structuration de partenariats fédéraux et internationaux.

4. Organisation et gouvernance :

         

« Assemblée générale et comité de gestion de la coordination cancer »

 

4.1 Assemblée Générale (AG)

Elle est composée des membres signataires du mémorandum validé le 18 octobre 2025 lors de la création de cette coordination cancer. Des consultants, des personnalités et des financeurs pourront participer aux assemblées générales sans droit de vote.

Compétences

• Valide la stratégie annuelle, le plan d’action et le budget ;
• Approuve les admissions et exclusions de membres ;
• Amendements, si nécessaire, du présent règlement ;
• Approuve les comptes et le budget annuel de la coordination cancer.
• Élection du comité de gestion, des responsables de départements thématiques et des ambassadeurs cantonaux.. Le Président ou son représentant de l’association Potencijal Una Sana est Président de droit de ce comité de gestion.
• Les questions diverses devront être proposées, au bureau du comité de gestion, une semaine avant la réunion de l’assemblée générale et par écrit. Elles seront présentées lors de l’assemblée mais pas forcément traitées suivant l’importance de la question et le temps imparti pour la réunion. Les questions soulevées et non traitées, lors de l’assemblée générale devront être abordées et traitées par le bureau dans le trimestre suivant l’assemblée générale avec une réponse écrite à l’auteur de la question. Les réponses feront l’objet d’une communication au plus tard, lors de l’assemblée générale suivante.

Fonctionnement

• Réunion au moins une fois par an ;
• Convocation envoyée au moins 15 jours avant la date ;
• Quorum : 50 % des membres + 1 ;
• Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième AG peut se tenir sous 15 jours sans exigence de quorum. La date peut être fixée dans la convocation à l’assemblée générale.

4.2 Comité de gestion de la Coordination Cancer (CC)

 

Composition

• Le bureau :
• Président est de droit le Président de Potencijal Una Sana ou son représentant désigné par le bureau de l’association POT Una Sana
• Un ou deux Vice-présidents ou Président délégué
• Trésorier ;
• Secretaire ;
• Observateurs, consultants permanents (sans droit de vote).

• Les autres membres du comité de gestion :

• Les responsables de départements thématiques et ambassadeurs cantonaux

(Les membres du comité de gestion ne sont pas membres de l’association Potencijal Una Sana. S’ils veulent adhérer également à l’association Potencijal Una Sana ils devront faire une demande séparée).

Attributions du comité

• Suivi de l’avancement du plan d’action ;
• Validation opérationnelle des projets ;
• Arbitrage entre départements ;
• Gestion des urgences.

Fonctionnement du comité

• Réunion trimestrielle ;
• Compte rendu sous 15 jours ;
• Vote à la majorité simple.

4.3 Départements thématiques  

Chaque département thématique dispose d’un mandat annuel renouvelable.

Les thématiques :

• Les relations avec associations de Patients
• Les relations avec les professionnels de santé
• Les relations institutionnelles et politiques
• Les relations avec les médias, l’animation des groupes sociaux et la politique de communication.
• L’administration/secrétariat et la logistique de la coordination
• Le budget et les finances
• L’animation d’un groupe de recherche santé et IA autour du parcours patient et de la donnée.
• La relation avec le monde de l’écologie.

Obligations

• Plan de travail trimestriel ;
• Rapport d’activité semestriel ;
• Gestion des réunions internes ;
• Respect des normes de transparence.

4.4 Ambassadeurs cantonaux

• Plan de travail trimestriel ;
• Rapport d’activité semestriel ;
• Gestion des réunions internes ;
• Respect des normes de transparence.
• Chaque responsable de département thématique et chaque ambassadeur disposent d’un mandat annuel renouvelable.

5. Membres et responsabilités

 

5.1 Procédure d’adhésion à la Coordination Cancer.

1. Dépôt d’un dossier (statuts, justification d’activité, lettre de motivation, fiche de l’association) ;
2. Analyse par le bureau du Comité de gestion de la Coordination Cancer et validation ;
3. Signature du mémorandum.

5.2 Obligations des membres

• Participation minimale à 50 % des réunions annuelles ;
• Transmission d’informations fiables ;
• Signalement de conflits d’intérêts ;
• Contribution aux enquêtes et consultations ;
• Respect strict du règlement et de la charte éthique.

5.3 Procédure d’exclusion

• Non-respect grave du règlement ou de l’éthique ;
• Absence non justifiée à 3 réunions consécutives ;
• Décision proposée par le Comité de gestion, votée en AG (majorité des 2/3).

6. Prise de decision

 

6.1 Principes généraux

• Toutes les décisions doivent être motivées et consignées par écrit ;
• Les documents de décision sont archivés pour une durée minimale de 5 ans.

6.2 Modalités de vote

• Un membre = une voix ;
• Possibilité de délégation écrite (maximum 1 pouvoir par membre) ;
• En cas d’égalité : voix prépondérante du Président du comité de gestion.

6.3 Recours

Tout membre peut demander une révision d’une décision dans un délai de 30 jours.

7. Réunions et procédures de travail

 

7.1 Convocations

• Envoyées, par email et plateforme interne, 10 jours avant la date de la réunion ;
• Mention obligatoire : ordre du jour, date, lieu, documents préparatoires si disponibles.

7.2 Déroulement de réunion

• Présidence par le Président de la coordination ou un de ses vice-présidents ou Présidents délégués;
• Temps de parole par intervention : il peut être limité à quelques minutes ;
• Respect des règles de conduite et de bienveillance.

7.3 Comptes rendus

• Rédigés sous 15 jours ;
• Validés lors de la réunion suivante en faisant part des remarques reçues à son sujet ;
• Archivés dans le dossier électronique centralisé.

8. Transparence, éthique et gestion documentaire

 

8.1 Déclarations obligatoires

• Déclaration annuelle des financements ;
• Déclaration de conflits d’intérêts ;
• Mise à jour obligatoire sous 1 mois en cas de changement.

8.2 Normes éthiques

• Confidentialité des données sensibles ;
• Interdiction de toute utilisation commerciale des informations internes ;
• Respect du droit fédéral bosnien et international (Européen).

8.3 Gestion documentaire

• Utilisation d’un espace numérique sécurisé ;
• Archivage minimal de 5 ans ;
• Accès limité aux documents sensibles.

9. Suivi, évaluation et amélioration continue

 

9.1 Indicateurs annuels :

• Participation des membres ;
• Nombre d’actions réalisées ;
• Impact des campagnes ;
• Satisfaction des membres et des bénéficiaires.

9.2 Évaluations :

• Évaluation interne annuelle ;
• Audit externe possible tous les 3 ans.

10. Dispositions finales 

• Ce règlement entre en vigueur après son adoption en AG ;
• Toute modification nécessite un vote des 2/3 ;
• Une version consolidée est publiée chaque année si nécessaire.

Annexes

 

Annexe 1 — Charte éthique de la Coordination

 

1. Principes fondamentaux

• Bienveillance : chaque membre s’engage à agir dans le respect des patients, familles et professionnels.
• Intégrité : transparence totale dans les actions, financements et partenariats.
• Indépendance : aucune influence susceptible de compromettre la mission collective n’est tolérée.
• Équité : égalité de traitement entre membres, régions, groupes vulnérables et minorités.
• Confidentialité : protection intégrale des informations sensibles et personnelles.

2. Engagements des members

• Respect du règlement et de la présente charte.
• Utilisation responsable des ressources confiées.
• Contribution active aux objectifs de la Coordination.
• Obligation de signaler tout conflit d’intérêts réel ou potentiel.

3. Sanctions sur proposition du bureau du comité de gestion :

• Avertissement écrit.
• Suspension temporaire.
• Exclusion définitive (vote des 2/3 de l’AG).

Annexe 2 — Règles financières

1. Principes généraux

• Gestion transparente, traçable et conforme aux normes comptables bosniennes.
• Interdiction de toute utilisation des ressources à des fins personnelles.

2. Sources de financement

• Dons privés. Partenariat et mécénat,
• Subventions publiques (État, fédérations,cantons, municipalités).
• Financements internationaux.
• Activités autorisées (formations, événements, publications).

3. Gestion et contrôle

• Comptabilité tenue selon les normes de la Bosnie-Herzégovine (Fédération).
• Publication annuelle d’un rapport financier certifié.
• Double signature obligatoire pour toute dépense supérieure à un seuil défini annuellement.
• Audit externe recommandé tous les 3 ans.

4. Budget annuel

• Proposé par le Comité de gestion de la Coordination Cancer.
• Validé par l’Assemblée Générale de la coordination cancer et par le bureau de l’association Potencijal Una Sana.
• Ajustements possibles en cours d’année (vote à majorité simple du comité de gestion) avec validation préalable du bureau de l’association Potencijal Una Sana..

5. Procédures de dépenses

• Formulaire de demande + justificatifs obligatoires.
• Délais de remboursement maximum : 45 jours.
• Conservation de tous les documents comptables pour 7 ans (conformité fiscale bosnienne).

Annexe 3 — Conformité administrative en Bosnie-Herzégovine

 

1. Conformité légale

La Coordination doit respecter, en sa qualité d’instance de l’association Potencijal Una Sana :

• La loi sur les associations et fondations en vigueur dans la Fédération de Bosnie et Herzégovine.
• Les réglementations fiscales territoriales ;
• Les règles de protection des données (loi sur la protection des données personnelles en BiH).

2. Documents obligatoires

• Registre officiel des membres ;
• Registre des décisions de l’AG et du Comité de gestion de la coordination cancer ;
• Registre financier annuel.

 

      3.Fonctionnement administrative

• Utilisation de tampons nommant la coordination cancer et l’association Potencijal Una Sana
• Conservation des archives dans les locaux de l’association Potencijal Una Sana.
• Traduction officielle des documents pour les partenaires internationaux si nécessaire.

4. Relations institutionnelles

La Coordination peut :

• Signer des accords de coopération avec ministères, hôpitaux, municipalités ;
• Participer aux conseils consultatifs de santé si l’administration le permet ;
• Soumettre des propositions législatives ou réglementaires.

Ces actions devront être cosignées par le président de l’association Potencijal Una Sana ou son représentant désigné par le bureau de l’association.